Gestion de la documentation technique : choisir une solution efficace

documentation technique

Choisir la meilleure solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) peut être une tâche écrasante et difficile. Le plus important est de trouver une solution qui réponde à vos besoins, vos préférences et votre budget. Chaque solution ECM doit être soigneusement analysée pour déterminer comment elle peut standardiser les opérations en cours, accroître la sécurité de documentation technique et diminuer les coûts.

 L’ECM, c’est quoi au juste ?

Entreprise Content Management, ou ECM, offre une solution efficace de partager, gérer et stocker tout le contenu de votre entreprise. Adoptez une approche globale de la gestion des informations et permettez à votre équipe de :

Organiser toutes vos données dans un bloc de documents sécurisé et centralisé.

Améliorer le flux de contenu afin que vos employés puissent facilement configurer et accéder à tous vos documents.

 Améliorer la sécurité des documents grâce à des niveaux d’accès définis pour les employés et la journalisation des accès aux informations d’horodatage.

Les solutions ECM convertissent également les documents papier en format numérique pour faciliter le suivi, la gestion et le contrôle. Quels paramètres dois-je prendre en compte lors du choix d’une solution ECM ? Si votre société a décidé qu’elle avait besoin d’une technique de gestion de contenu ou que vous avez du mal à trouver la bonne solution pour votre entreprise, voici les questions clés qu’il faut se poser avant de commencer à rechercher votre propre solution de ECM. Pour plus d’information, cliquez ici.

Le répond-il à vos objectifs commerciaux et est-il facile à utiliser ?

Choisir une solution d’ECM est un investissement essentiel pour votre entreprise. C’est pourquoi cela devrait aider votre société à aller de l’avant et à accéder ses objectifs généraux. Qu’attendent l’administration et le reste de la société de la solution ? Comment cela affecte-t-il les évolutions et flux de travail actuels ? Lors de l’analyse d’une solution de gestion documentaire particulière, voyez si cette fonctionnalité peut ajouter de la valeur à votre travail actuel.

Comme pour tout logiciel ou plate-forme, l’optimisation de l’adoption par l’entreprise nécessite une solution ECM simple à utiliser et performante au niveau attendu par chaque utilisateur. Le système de gestion de contenu est-il pratique ? De quelle formation les employés ont-ils besoin pour servir correctement l’ECM ? Avec une formation minimale, les employés doivent être plus productifs et accéder et gérer facilement les documents et fichiers dont ils ont besoin.

Est-il facile d’assimiler une nouvelle technique de gestion de contenu aux applications et systèmes existants ?

 Parfois, la partie la plus stressante et la plus longue de toute mise en œuvre est l’intégration à votre environnement informatique existant. La meilleure solution ECM doit s’intégrer simplement aux systèmes et applications existants. Quelle est la configuration système requise pour travailler avec votre système existant ? Combien de temps votre équipe informatique consacrera-t-elle à la gestion continue de l’intégration ECM ? Autrement dit, votre équipe de développement ou informatique n’a pas à consacrer assez de temps et de ressources à l’obtention d’un nouveau système de gestion de contenu qui fonctionne sur votre réseau existant. Les solutions ECM qui nécessitent peu ou pas de programmation sont préférées, car elles doivent fournir une compatibilité suffisante avec une large gamme de systèmes et d’applications. Les nouvelles solutions de gestion documentaire sont-elles suffisamment flexibles pour s’adapter aux évolutions futures ? L’ECM doit pouvoir s’adapter à votre entreprise et à vos besoins. Est-il suffisamment évolutif pour s’adapter aux exigences croissantes du workflow ? Pouvez-vous accueillir le nombre croissant de personnes à mesure que votre entreprise se développe ? D’autres fonctionnalités peuvent-elles être ajoutées pour répondre à la norme dita ? Ainsi, la solution est indépendante de la taille et des besoins présents de votre société, et votre solution ECM est évolutive.

 

 

 

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