Comment mettre une signature électronique sur PDF ?

signature électronique sur PDF

L’intégration de la signature électronique pdf, dans une organisation ou une entreprise, est actuellement incontournable. Elle permet de réduire le temps pour effectuer les signatures des documents essentiels, à savoir des contrats, des factures, etc. Avec les plateformes offertes par les prestataires reconnus et certifiés, la signature électronique a une valeur légale. Ainsi, elle est devenue un gage de sécurité pour les entreprises. Elle est présentement répandue dans tous les secteurs d’activités.

Qu’est-ce que la signature électronique pdf?

La signature manuscrite, réalisée avec un stylo, d’un document est la forme classique de la signature. Elle permet de garantir l’intégrité du document et d’identifier l’auteur. Actuellement, grâce à l’utilisation des nouvelles technologies, elle est de plus en plus remplacée par la signature électronique. Cette dernière est considérée comme une innovation conduisant au bon fonctionnement surtout des entreprises. Elles choisissent la signature électronique pdf pour les documents essentiels, à savoir les contrats de travail, les bons de commande, les factures, etc.  Ayant la même valeur légale qu’une signature manuscrite, elle est caractérisée par son authenticité. L’auteur ou le signataire est identifiable. Elle est aussi inaltérable. Une fois la signature effectuée, aucune modification n’est autorisée. Ce ne sont que quelques caractéristiques montrant essentiellement sa valeur, il en existe d’autres. Les entreprises utilisent en majorité le format pdf pour ces documents. Sous ce format, les documents sont sécurisés, car non modifiables. Faire signer un document pdf devient un besoin croissant. Une entreprise opérant dans ce domaine propose une offre pour la signature électronique pdf de tous vos documents. Elle présente une offre permettant de satisfaire vos attentes en matière de signature électronique.    

Les avantages de la signature électronique pdf

L’apparition de la signature électronique pdf a réduit la lourdeur administrative et particulièrement sur le plan signature. En effet, toutes les tâches d’ouvrir le document en pdf, d’imprimer, de signer et scanner à nouveau sont supprimées. Avec le logiciel, la signature pdf s’effectue en un laps de temps très court. Avec la connexion internet, tous les documents peuvent être signés en un délai très réduit. La signature électronique peut être réalisée en toute circonstance. Tous les documents signés ont une valeur légale. Le fait de les stocker sous forme numérique conduit à une meilleure traçabilité. Et grâce à la signature électronique pdf, la dématérialisation devient tangible. De plus, la réduction de délai, lors de l’exécution des tâches, amène à une diminution des coûts. En fait, la suppression des tâches manuelles entraîne un gain de temps permettant de réaliser d’autres activités. Dans ce cas, la productivité augmente. Lors des transactions, les échanges des documents signés peuvent se faire par l’intermédiaire de l’ordinateur ou un appareil téléphonique mobile. Avec les échanges de données informatisées, les acteurs peuvent observer les documents signés. Dans le cas où un document n’est pas signé, la relance pourrait être effectuée dans l’immédiat. Ainsi, l’intégration de la signature électronique pdf contribue à la satisfaction globale de tous les acteurs interne ou externe d’une entreprise ou d’une organisation.

Comment mettre en place la signature électronique pdf ?

Le contexte actuel, marqué par une nécessité de travailler à distance, a favorisé l’expansion de la signature électronique pdf. Avant sa mise en place, dans une entreprise ou une organisation, une analyse de l’existant et des besoins s’avère primordiale. Cette démarche permet d’identifier le type de signature électronique répondant à ses attentes. Par rapport à la signature manuscrite qui ne nécessite qu’un stylo, sa mise en place est plus complexe. En effet, la signature électronique s’effectue par l’intermédiaire d’un logiciel certifié. Ce dernier doit remplir tous les critères juridiques nécessaires à la validité légale de la signature. Ainsi tous les documents devraient être numérisés. Il existe actuellement de nombreuses plateformes de signatures électroniques. Il s’avère nécessaire de passer par une d’entre elles pour concrétiser la mise en place de la signature. À partir d’une plateforme spécialisée, il est possible de signer directement sur le site web et sur tous les documents numérisés. Ces plateformes sont gérées par des organismes agréés. Il faudrait ainsi faire le choix parmi ces entreprises de service. La mise en place et la réalisation de la signature électronique n’apportent effectivement que des avantages.       

Choisir un prestataire de services de signature électronique   

Nombreux sont les prestataires de services présents sur le marché proposant une offre de signature électronique. Il faudrait avoir des critères pour les sélectionner. Le premier critère essentiel est la légalité. Un prestataire, reconnu comme prestataire de services de confiance qualifié selon le règlement européen, donne déjà une assurance. Les types de services offerts, à savoir la signature électronique simple, avancée et avancée avec un certificat qualifié, constituent aussi un indicateur de professionnalisme. Une technologie permettant d’effectuer une signature électronique pdf en ligne, à distance ou en face à face avec un ordinateur est considéré comme un autre critère. L’existence des services d’accompagnement s’avère également importante pour une meilleure sélection du prestataire.

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